Come essere produttivi: consigli per combattere le brutte abitudini

Essere produttivi è il segreto per affrontare gli ostacoli posti da un mondo in continuo mutamento. Non significa sottomettersi per forza alle spaventose logiche del mercato, sintetizzate nello spaventoso slogan “produci, consuma, crepa”. No, si tratta di rimboccarsi le maniche e riuscire nel proprio intento: costruirsi una vita appagante, senza troppe rinunce e con la giusta dose di sacrificio capace di infondere soddisfazione e sicurezza. In questo articolo ti spieghiamo come fare, soprattutto come abbandonare le cattive abitudini che sono alla base dell’autosabataggio che pratichiamo costantemente.

Consigli contro le cattive abitudini

Passiamo il tempo a cercare informazioni, manuali e corsi su come essere produttivi senza cavare un ragno dal buco. Perché? Perché prima di pianificare le prossime mosse è sempre meglio fare reset. Un attimo di stop per riorganizzare tempi, spazi, ritmi e modalità. Iniziamo con i consigli basic: la famosa lista delle cose da fare.

 

• Prendi carta e penna
• Dividi il foglio in due parti
• Nella colonna a sinistra scrivi “cose da fare”
• Nella colonna a destra scrivi “cose da non fare”
• Prenditi venti minuti di tempo per compilare

Prova a fare questo semplice esercizio che ti abbiamo appena illustrato. Prova a non avere fretta. La fretta è cattiva consigliera e se ti è stata accanto per un lungo periodo è giunto il momento di lasciarla andare. Adesso su questo foglio rifletti: cosa devo fare per essere più produttivo? Cosa non devo fare? Lascia che nella tua testa emergano le risposte, possibilmente pratiche e facilmente realizzabili. Ad esempio: voglio svegliarmi presto due volte alla settimana. Oppure non voglio passare più di venti minuti al giorno a scrollare sui social network. Mi raccomando, obiettivi fattibili.

Come essere organizzati nella vita

Bene. Adesso che hai compilato il tuo foglio, su cui hai attentamente meditato è arrivato il momento di appenderlo in un luogo ben visibile: accanto al letto, vicino ai fornelli, sopra lo specchio del bagno. Quelli sono i tuoi primi micro-obiettivi per incrementare la produttività. Adesso si passa allo step successivo: l’organizzazione. Questo è un tema caldo per molti studenti, lavoratori, per tutti coloro che hanno bisogno di pianificare scadenze e incombenze. Eppure bisogna ammettere che non tutti nascono con il gene dell’organizzazione.
Nell’ultimo decennio stanno nascendo nuove professioni legate alle capacità organizzative, come il professional organizer. Di cosa si occupa?

• Analisi dei livelli di rendimento
• Strategia di ottimizzazione del tempo
• Riduzione del numero di impegni
• Gestione dello stress
• Insegnamento di tecniche di aumento della produttività

Chi ha la possibilità di iniziare un percorso con un professionista ha sicuramente un vantaggio ulteriore. Ma se non sei disorganizzato patologico puoi fare da te. Come abbiamo detto prima il passo iniziale consiste nell’eliminare le cattive abitudini. Il processo di eliminazione può essere supportato anche da una “pulizia” profonda degli spazi in cui si lavora o si permane per diverso tempo. Hai mai sentito parlare del decluttering? Sbarazzarsi delle cose vecchie, rotte, inutilizzate, superflue aiuta a focalizzare meglio l’essenziale, a livello fisico e a livello mentale.

L’occhio percepisce le stanze e i luoghi più liberi da distrazioni ed è facilitata nel riporre l’attenzione sugli obiettivi preposti.

Fare un planning per aumentare la produttività

Il decluttering è un buon modo per prepararsi a produrre di più e meglio, ma è un punto di partenza. Il secondo step prevede la preparazione di un planning. Cos’è un planning? Un piano d’azione, concreto e calendarizzato. Può essere:

• Giornaliero
• Settimanale
• Mensile

A seconda del modello di planning puoi inserire più o meno informazioni. Quelle che non devono mai mancare sono:

• Giorno
• Orario
• Note

Le note sono utilissime, attenzione perché molti planning da scaricare non contemplano questo dettaglio. Invece è davvero comodo poter inserire numeri di telefono, nomi di aziende da contattare, brevi liste della spesa, per avere tutto sotto mano.

Per compilare il planning dovrai avere delle informazioni già pronte. Hai scelto come canalizzare la tua produttività? Hai fatto una lista di priorità? Mettiamo il caso che tu in questo momento abbia bisogno di:

• Terminare una relazione
• Preparare un curriculum creativo
• Creare il tuo portfolio
• Consegnare un preventivo importante

Tante cose tutte insieme e ognuna delle quali merita la medesima attenzione. Però il preventivo ha una data di scadenza imminente, mentre il portfolio è un lavoro facoltativo che fai per accrescere il valore delle tue domande di lavoro. Nel momento in cui hai chiaro quello che vuoi fare devi stabilire:

• Quando lo vuoi/puoi fare
• Quanto tempo ci vuoi/puoi dedicare

Il portfolio è un documento che necessita ore prima di essere pronto, a volte ci si impiega anche giorni per reperire, assemblare e impaginare le informazioni. Non puoi inserire questo obiettivo nella lista delle cose da fare prima della consegna del preventivo. Il preventivo sarà pronto in circa due ore. Dopo potrai dedicarti al resto. Per imparare a scandire un ritmo di lavoro produttivo puoi utilizzare la famosa tecnica del pomodoro. Esistono decine di articoli e tutorial sul tema. Sostanzialmente si tratta di una scansione del tempo che prevede sessioni di lavoro serrato da 25/30 minuti intervallate da 5 minuti di pausa, dopo le quali ci si può fermare per una pausa più lunga di circa 25/30 minuti.

Come rimuovere le distrazioni

A proposito della tecnica del pomodoro o di altre tecniche per essere super produttivi dobbiamo far notare un aspetto che non è ancora ben chiaro a molti. La tecnica non serve esclusivamente a frammentare il tempo in un’unità di lavoro più gestibili ad alto rendimento, ma serve soprattutto per individuare le fonti di distrazione. Questo è un dettaglio che trascurano in molti ma è fondamentale. C’è una fase iniziale che serve a segnare quante distrazioni riceviamo durante le sessioni di lavoro, così da avere chiaro il quadro delle influenze esterne, di quelle che possono essere limitate e di quelle che possono essere annullate del tutto.

Per rimuovere le distrazioni ci sono diverse possibilità:

• Eliminare drasticamente social e internet
• Spegnere il cellulare
• Avere a portata di mano acqua, snack e altro
• Chiudere la porta
• Spegnere il televisore o la radio

Siamo abituati a fare tante cose contemporaneamente. Ma nonostante il multitasking sia ormai la regola non è un bene per il cervello, che a lungo andare si indebolisce sovraccaricato da questa ingente mole di input. Quindi prima di tutto eliminare le distrazioni, e poi aumentare la produttività seguendo un planning settimanale o mensile. Puoi farcela.

Essere produttivi significa stare bene

Un altro aspetto che ci teniamo a sottolineare è l’importanza del benessere psicofisico il rapporto al rendimento personale e alla produttività. Una persona attiva dovrebbe:

• Dormire bene
• Mangiare sano
• Fare attività fisica

Sono le regole base per ottenere grandi risultati in moltissimi campi, per abbattere la sensazione di stress, per ritrovare il buonumore e molto altro. Lavorare duramente senza concedersi riposo o mangiando un boccone al volo può causare molte complicazioni fisiche e mentali, non sottovalutare mai quanta energia è necessarie per restare concentrati e pimpanti. Il mondo ha bisogno della tua migliore presenza. Trattati bene. Anche se hai bisogno di incrementare i livelli di produttività sul breve periodo, lavorando a cicli più lunghi durante una settimana o alcuni giorni non precluderti la possibilità di fare sport o attività fisica, includi anche questi impegni come parte integrante del progetto di nuova organizzazione per la tua vita da studente o lavoratore. Molti studi in ambito psicologico affermano che le attività all’aria aperta e anche lo sport apportano numerosi benefici a livello neurologico. Se ti affascinano le correlazioni tra mente e psiche, se vuoi lavorare nell’ambito della riduzione dello stress e comprendere i meccanismi che generano pressione sulla psiche dell’individuo puoi scegliere un master dell’area psicologica dell’Università degli Studi Niccolò Cusano, un modo per accrescere le tue competenze e avvicinarti ad una professione sempre più necessaria e richiesta.